Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 25 octobre 2026

Claia traite vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. Cette politique décrit quelles données nous collectons, pourquoi, pendant combien de temps, et comment vous pouvez exercer vos droits.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la société BKS Solutions, qui exploite la plateforme Claia, dont le siège social est situé au 173 rue de Courcelles, 75017 Paris, France. Ses coordonnées complètes figurent dans les mentions légales. Pour toute question : privacy@claia.fr.

Pour les données du planning d'équipe qu'une crèche saisit sur Claia, la crèche est responsable du traitement et Claia agit pour son compte, en sous-traitant (voir la section 3).

2. Données collectées

  • Données d'identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone (utilisé pour les alertes par SMS), date de naissance, civilité. La civilité est déduite du prénom lors de l'inscription pour accorder les libellés de l'interface ; vous pouvez la corriger à tout moment dans votre profil.
  • Données professionnelles : qualifications, expérience, disponibilités (professionnels) ; établissement, équipe (gestionnaires).
  • Documents justificatifs : CV, diplômes, attestation d'honorabilité et autres justificatifs professionnels téléversés (professionnels). Claia ne collecte aucune pièce d'identité.
  • Adresse et localisation : adresse postale et coordonnées géographiques associées, utilisées pour proposer des missions à proximité et calculer un temps de trajet. Claia ne collecte pas la position de votre appareil en continu.
  • Données de connexion et d'appareil : adresse IP, journaux techniques, cookies essentiels, jeton de notification push de l'appareil (application mobile).
  • Attestation d'honorabilité (professionnels) : document délivré par l'administration après consultation du bulletin n° 2 du casier judiciaire et du FIJAIS, exigé par l'article L133-6 du Code de l'action sociale et des familles pour exercer auprès de jeunes enfants. Claia conserve uniquement le document tel que vous le téléversez, sans en extraire ni en enregistrer le contenu, et ne le partage qu'avec les crèches auprès desquelles vous candidatez. Ces données relèvent de l'article 10 du RGPD et font l'objet d'un accès strictement limité.
  • Données de facturation et de paiement (crèches) : coordonnées de facturation et mandat de prélèvement SEPA, traités par notre prestataire de paiement ; Claia ne stocke aucune donnée bancaire.
  • Connexion via Google ou Apple : si vous choisissez de vous inscrire ou de vous connecter avec votre compte Google ou Apple, Claia reçoit de ces services votre adresse e-mail, votre prénom et votre nom (Apple peut fournir une adresse relais), ainsi qu'un identifiant technique permettant de reconnaître votre compte. Claia ne reçoit ni votre mot de passe ni vos contacts. Google et Apple traitent ces connexions selon leurs propres politiques de confidentialité.
  • Données reçues de tiers (invitations) : une crèche peut saisir l'adresse e-mail, et parfois le nom, d'un collègue ou d'un professionnel pour l'inviter à rejoindre son équipe ou son vivier. Claia n'utilise ces données que pour transmettre l'invitation, ainsi qu'un éventuel rappel demandé par la crèche, et vous en informe dès le premier e-mail. Si vous ne donnez pas suite, aucun compte n'est créé et l'adresse est supprimée après l'expiration de l'invitation (voir les durées de conservation). Vous pouvez demander sa suppression à tout moment à privacy@claia.fr.
  • Informations légales de l'entreprise (gestionnaires) : lors de la création d'une organisation, Claia récupère la dénomination, l'adresse du siège, les établissements et la catégorie juridique de l'entreprise auprès du répertoire Sirene de l'INSEE et de l'annuaire des entreprises (api.gouv.fr), à partir du SIREN que vous saisissez. Pour un entrepreneur individuel, ces informations peuvent correspondre à votre nom et à votre adresse.
  • Planning d'équipe (crèches qui l'utilisent) : les gestionnaires d'une crèche peuvent y saisir les membres de son équipe, avec ou sans compte Claia (nom, diplômes, type de contrat, heures de contrat, horaires, absences à la journée avec un motif neutre : congé, absence, formation ou école), et les enfants qu'elle accueille (un nom libre, le prénom et l'initiale suffisent, le mois et l'année de naissance, si l'enfant marche, ses horaires). Claia ne demande ni motif de santé ni date de naissance complète. Si vous êtes professionnel et membre de l'équipe permanente du vivier d'une crèche qui utilise le planning, la crèche peut vous ajouter à son équipe, et vous y êtes ajouté automatiquement quand elle indique votre crèche de rattachement ; votre nom et vos diplômes sont alors repris de votre profil.

3. Finalités et bases légales

  • Fournir les services de la plateforme, exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
  • Notifier les professionnels des opportunités de remplacement, exécution du contrat.
  • Vous envoyer quelques e-mails d'accompagnement après votre inscription (finir l'inscription, compléter votre profil, découvrir les fonctions utiles), intérêt légitime (art. 6.1.f). Chaque e-mail contient un lien pour ne plus les recevoir.
  • Permettre aux crèches de vérifier l'honorabilité des professionnels avant toute embauche, obligation légale des crèches (art. 6.1.c et art. 10 RGPD, art. L133-6 du Code de l'action sociale et des familles) et intérêt légitime de Claia à ne proposer que des profils éligibles.
  • Prévenir la fraude et sécuriser la plateforme, intérêt légitime (art. 6.1.f).
  • Respecter nos obligations légales (facturation, comptabilité), obligation légale (art. 6.1.c).
  • Vous adresser des communications commerciales, consentement (art. 6.1.a), révocable à tout moment.
  • Permettre aux crèches qui utilisent le planning d'équipe de planifier leur équipe et de vérifier leur taux d'encadrement : Claia traite ces données pour le compte de la crèche et sur ses instructions, en sous-traitant (art. 28 RGPD), selon l'accord de traitement des données. La crèche, responsable de ce traitement, en fixe la base légale. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous à la crèche ; une demande reçue par Claia lui est transmise.

4. Durées de conservation

  • Données de compte et de profil : pendant toute la durée d'utilisation du service ; suppression définitive lors de la suppression du compte (voir Suppression de compte).
  • Documents justificatifs, dont l'attestation d'honorabilité : pendant la durée du compte ; supprimés avec lui, ou dès que vous les retirez de votre profil.
  • Journaux d'envoi des notifications (e-mail, SMS, push) et journaux techniques de traitement : 90 jours.
  • Journal d'activité du compte (connexions, modifications de profil) : 12 mois.
  • Invitations non acceptées (équipe, vivier) : supprimées 30 jours après leur date d'expiration.
  • Données de facturation (crèches) : 10 ans, conformément aux obligations comptables.
  • Prospection commerciale : jusqu'au retrait du consentement, et au plus 3 ans après le dernier contact.
  • Planning d'équipe : contrats des enfants supprimés 3 mois après leur date de fin, avec leurs jours d'absence ; enfants accueillis un seul jour, 3 mois après ce jour ; horaires, absences de l'équipe et notes du jour, 3 ans après leur date ; une personne archivée par la crèche, ou qui n'est plus rattachée à aucune crèche, est supprimée dès qu'il ne reste plus aucun de ses horaires. Si une crèche vous compte dans son équipe et que votre compte Claia est supprimé, ou que vous quittez son vivier, la crèche garde dans son planning la dernière copie de votre nom et de vos diplômes, comme fiche de son équipe, jusqu'à ce qu'elle la modifie ; si elle vous archive, la fiche est supprimée quand il ne reste plus aucun de vos horaires, au plus tard 3 ans après le dernier. Les données du planning d'une crèche ou d'une organisation supprimée sont supprimées avec elle, de même quand une organisation n'a plus de gestionnaire et retourne à l'annuaire des crèches.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Les données supprimées de nos systèmes actifs peuvent subsister dans nos sauvegardes chiffrées pendant 30 jours au maximum, le temps de leur rotation automatique ; ces sauvegardes ne servent qu'à une restauration d'urgence.

5. Destinataires

Les données sont accessibles :

  • aux équipes internes de Claia habilitées ;
  • aux crèches auprès desquelles un professionnel candidate ou est référencé dans un vivier : profil, qualifications et documents partagés dans ce cadre ;
  • aux crèches pour lesquelles un professionnel a indiqué « Ça m'intéresse de travailler ici », selon ce qu'il recherche. Pour un stage ou une alternance, tous les membres de l'équipe de l'organisation qui gère la crèche voient la date et la nature de l'intérêt et peuvent ouvrir le profil complet du professionnel, c'est-à-dire son identité, ses coordonnées (e-mail, téléphone), sa ville et son rayon de déplacement, sa présentation, ses diplômes et les documents qu'il a déposés (CV, diplômes, attestation d'honorabilité). Pour un emploi seulement, l'intérêt reste visible des seules équipes de Claia : la crèche ne voit ni le professionnel ni son profil, et Claia pourra plus tard indiquer à la crèche un nombre de pros intéressés, sans jamais dire lesquels. Si la crèche n'utilise pas encore Claia, tout intérêt reste visible des seules équipes de Claia, qui peuvent indiquer à la crèche combien de professionnels sont intéressés sans jamais dire lesquels, et un intérêt pour un stage ou une alternance devient visible de l'équipe de son organisation si elle rejoint Claia. Le professionnel peut toujours retirer un intérêt qu'il a indiqué, en écrivant à privacy@claia.fr, ou depuis la page Crèches ;
  • pour le planning d'équipe, au propriétaire de l'organisation et aux gestionnaires qui ont accès à la crèche ; les autres gestionnaires de l'organisation voient le nom et les diplômes des membres de son équipe, pour ne pas saisir deux fois une personne qui travaille dans plusieurs crèches ;
  • à nos sous-traitants techniques (hébergement, e-mailing, SMS, paiement, facturation, notifications push), principalement situés dans l'Union européenne et liés par des contrats conformes au RGPD ;
  • à Google ou Apple, uniquement lors d'une connexion via ces services, et limité à ce qui est nécessaire pour vous authentifier ;
  • aux autorités compétentes en cas d'obligation légale.

La liste détaillée et à jour de nos sous-traitants est disponible sur notre page Sous-traitants.

Vos données sont hébergées en France et dans l'Union européenne. Le seul transfert hors UE concerne l'acheminement des notifications push, qui transite par Google Firebase et Apple (États-Unis) ; ces notifications ne contiennent aucune donnée directement identifiante (ni nom, ni e-mail, ni contenu de mission). Ce transfert est encadré par le Data Privacy Framework UE-États-Unis et des clauses contractuelles types.

6. Vos droits

Vous disposez à tout moment des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives post-mortem. Pour les exercer, écrivez-nous à privacy@claia.fr. En cas de difficulté, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).

Vous pouvez supprimer votre compte et l'ensemble de vos données à tout moment, directement depuis l'application (onglet Compte, rubrique Confidentialité) ou via notre page dédiée Suppression de compte. Une crèche qui vous comptait dans son équipe peut garder dans son planning la dernière copie de votre nom et de vos diplômes (voir la section 4).

7. Sécurité

Claia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement en transit (TLS 1.3), chiffrement au repos, authentification à deux facteurs disponible, contrôles d'accès stricts, journalisation et audits réguliers.

8. Cookies

Voir notre politique de cookies.

9. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. Toute modification substantielle sera communiquée aux utilisateurs connectés.